5 utili funzioni Google Drive / Documenti da conoscere

A differenza della maggior parte dei servizi di archiviazione file online, Google Drive non è solamente un semplice cloud storage bensì è arricchito di tante altre funzionalità che fanno la differenza.

Con Google Drive ogni utente ha a disposizione 15 GB di spazio di archiviazione gratuito (unificato tra Drive, Gmail e Google+) sul quale caricare file di ogni tipo siano essi fotografie, video, documenti, programmi e via dicendo.
Il punto di forza di Google Drive è di avere incorporato Google Documenti ovvero la suite da ufficio come Office di Microsoft per creare documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e disegni a mano, anche in modalità offline. A migliorare il tutto ci sono poi una serie di funzionalità e opzioni aggiuntive ormai più che note che rendono ancora più utile questo servizio. Fra queste a seguire andiamo a vederne cinque che potrebbe tornare particolarmente comodo conoscere.

1. Inserire disegno su un documento
Quando si sta scrivendo un documento in Google Drive, se si ha necessità di inserire e incorporare in quel documento un disegno, un'illustrazione o una firma a mano libera, nella barra dei menu basterà andare in Inserisci > Disegno per aprire una finestra popup nella quale servendosi dei vari strumenti di disegno messi a disposizione si potrà comporre ciò che si desidera. Una volta concluso, per incorporare il disegno nel documento di testo non si dovrà fare altro che confermare cliccando il pulsante "Salva e chiudi".

2. Cercare parole su internet dal documento
Mentre si sta lavorando a un documento potrebbe capitare di aver necessità di cercare con Google la definizione o il significato di un termine. Invece di aprire una nuova scheda del browser, se la parola da definire è contenuta nel testo del documento basterà selezionarla, farci sopra un clic destro di mouse e nel menu cliccare l'opzione Cerca "parola". Subito dopo in automatico alla destra della stessa schermata comparirà una colonna con la ricerca Google nella quale vengono mostrati i risultati corrispondenti a quel termine. Volendo dalla medesima casella di ricerca è possibile ricercare altri contenuti.

3. OCR per trascrivere il testo presente sulle foto
Grazie alla funzionalità OCR (Optical Character Recognition) integrata, quando su Google Drive si caricano immagini e PDF è possibile fare in modo che il testo di questi file venga trascritto automaticamente in un nuovo documento editabile dopo l'upload.
Per servirsi di questa funzione è necessario averla prima abilitata, dunque per farlo, nella pagina iniziale di Google Drive andare in Impostazioni > Impostazioni caricamento e qui abilitare l'opzione "Converti testo da fili di immagine o PDF caricati".
In questo modo a partire dalla prossima volta il testo delle foto e dei PDF caricati sul proprio spazio Google Drive verrà trascritto in automatico in un nuovo documento pronto da copiare o editare a piacimento.

LEGGI ANCHE: Usare Google Keep per trascrivere il testo dalle foto (funzione OCR)
 
4. Riprodurre musica su Google Drive
Se sul proprio spazio Google Drive si è archiviato delle canzoni o comunque dei file audio, è bene sapere che utilizzando Google Chrome e apposite estensioni gratis come Music Player e DriveTunes è possibile riprodurre la musica in questione direttamente all'interno di Google Drive trasformandolo in un vero e proprio lettore multimediale.

5. Trovare immagini di alta qualità riutilizzabili
Qualche mese fa avevamo già visto il nuovo filtro di ricerca Google per trovare immagini su internet da poter riutilizzare e modificare per scopi personali e/o commerciali. Sulla stessa scia, con Google Drive è possibile cercare immagini di alta qualità riutilizzabili da inserire nel documento che si sta creando.
Nella barra dei menu dell'editor del documento cliccare Inserisci > Immagine e nelle finestra popup "Inserisci immagine" che verrà visualizzata selezionare il filtro "Cerca", nel motore di ricerca indicare la fonte da usare (al momento è disponibile Google, LIFE e Archivio stock), quindi digitare il termine da trovare e avviare la ricerca.

A parte l'Archivio stock per il quale le immagini trovate possono essere riutilizzate per uso commerciale o personale solo in Google Drive, le foto trovate con le fonti Google e LIFE da impostazioni predefinite sono contrassegnate per essere riutilizzate e modificate anche per uso commerciale.

Controllare il PC da Android da remoto con Chrome Remote Desktop (guida)

Google già da tempo ha lanciato Chrome Remote Desktop ovvero l'applicazione gratuita per il browser Chrome (versione desktop) grazie alla quale è possibile accedere e controllare da remoto un altro computer via internet a prescindere da dove ci si trovi.

Di recente Google ha reso disponibile Chrome Remote Desktop come applicazione gratis per Android e ciò significa che adesso è possibile accedere e controllare da remoto il computer (solo PC Windows al momento) con il proprio smartphone o tablet Android via internet.
Ottima soluzione alternativa per farsi prestare o per fornire assistenza a un amico o parente senza l'obbligo di agire da un altro computer bensì adesso anche dal cellulare sul quale si potrà vedere lo schermo tale e quale del PC e usarlo normalmente comandando mouse e tastiera per fare tutto ciò che si farebbe normalmente stando fisicamente davanti al computer in questione. Vediamo come procedere.

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Requisiti
  • Per collegare in remoto i PC e Android, entrambi i dispositivi devono essere connessi a internet (il dispositivo Android si può connettere a internet sia in WiFi, consigliato, che in UMTS).
  • E' necessario che Chrome Remote Desktop app per il browser Chrome del PC e applicazione Android siano collegate allo stesso account Google.
  • Per far si che venga attuato il controllo remoto è necessario aver installato sul browser Chrome del computer l'applicazione Chrome Remote Desktop disponibile al download su questa pagina del Chrome Web Store, e sul cellulare o tablet Android l'applicazione Chrome Remote Desktop disponibile al download su questa pagina di Google Play.
Configurazione di Chrome Remote Desktop sul computer
Per prima cosa è necessario configurare il computer attivando le connessioni remote in maniera tale che vi si possa accedere dal cellulare o tablet Android. Dunque dopo aver installato e avviato Chrome Remote Desktop su Chrome del PC in impostazioni cliccare il pulsante "Come iniziare" del riquadro "I miei computer" (sotto in figura):
2. Nella schermata che a seguire verrà visualizzata, sempre nel riquadro "I miei computer" adesso cliccare il pulsante "Attiva connessioni remote" (sotto in figura):
3. Attivate le connessioni remote, a seguire si dovrà ora immettere un codice PIN numerico (di propria scelta) per proteggere l'accesso al computer; PIN che servirà e che dovrà essere immesso per entrare da remoto sul PC in questione da Android:
Una volta confermato il PIN la configurazione è terminata, dunque si è pronti per il controllo remoto del computer il quale ora è comparso nel riquadro "I miei computer".

Come usare Chrome Remote Desktop sul cellulare o tablet Android
1. Installata e avviata l'applicazione su Android dato che si sta utilizzando lo stesso account Google dovrebbe comparire il nome del computer precedentemente configurato; ora come nell'esempio sotto in figura:
toccare il nome del computer e successivamente digitare il codice PIN settato in precedenza sul computer, quindi confermare toccando il pulsante "Connetti".

2. Avviata ed eseguita la connessione, in una manciata di secondi sul proprio cellulare o tablet Android comparirà lo schermo del computer esattamente così com'è (esempio sotto in figura):
Come accennato in apertura dell'articolo, con il dito sarà possibile spostarsi in qualsiasi area dello schermo del PC e comandare il cursore del mouse per aprire cartelle, menu, file e in generale fare qualsiasi altra cosa che si farebbe stando fisicamente seduti davanti a quel computer.
Se si ha necessità di usare la tastiera del PC, su l'app Chrome Remote Desktop Android basterà toccare l'apposita icona posta in alto a destra della schermata nella barra degli strumenti; quest'ultima può essere nascosta toccando la "X" così da guadagnare più visuale (visuale che sul cellulare o tablet Android può essere adattata in verticale o orizzontale ruotando il dispositivo).

Infine toccando il tasto menu dello smartphone o tablet a disposizione c'è già pronta la scorciatoia da tastiera Ctrl+Alt+Canc per richiamare al volo il Task manager di Windows; agendo dallo stesso menu sarà possibile interrompere il controllo remoto toccando "Disconnetti" e qualora si avesse necessità, visualizzare la Guida all'utilizzo di Chrome Remote Desktop.

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Gmail, inviare le foto del cellulare dal computer e viceversa senza trasferire i file tra i dispositivi

Normalmente se dal computer si desidera inviare una foto per email scattata con il cellulare (o viceversa) è prima necessario trasferire il file immagine dal telefono al computer tramite connessione dati via cavo USB o in WiFi; oppure in alternativa caricare dal telefonino l'immagine su un servizio di archiviazione cloud online per poi ripescarla da internet con il computer. Ottenuto il file lo si potrà infine allegare all'email e inviare quest'ultima al destinatario.

Ma da poche ore gli utenti Google+ e Gmail possono fare a meno di seguire tutta questa trafila di passaggi. Google infatti ha aggiunto una nuova opzione al suo servizio di posta elettronica grazie alla quale è ora possibile caricare nelle email Gmail le foto scattate con il cellulare e/o quelle del computer anche se le immagini in questione non sono fisicamente presenti sul dispositivo che si sta usando per scrivere e inviare l'email.

Ciò è reso possibile dall'altra funzione introdotta da Google, ovvero il Backup automatico che una volta attivato (in questa pagina la guida su come attivarlo su Android, Apple iOS iPhone, iPad, iPod touch, PC Windows, Mac e Chrome OS) esegue automaticamente il backup sul proprio account Google+ delle foto (ma anche dei video) che si trovano sul dispositivo, anche quelle appena scattate e quelle scaricate.

In questo modo a prescindere dal fatto che si stia componendo l'email Gmail con lo smartphone, tablet o computer, sarà possibile reperire al volo la foto di proprio interesse  anche se non fisicamente presente sul dispositivo in uso in quanto risulterà essere subito disponibile nell'apposita raccolta Google+ (raggiungibile a questo link https://plus.google.com/photos) alimentata dalla funzione Backup automatico.

Dunque quando si avrà tale esigenza, dopo aver creato un nuovo messaggio email Gmail, come nell'esempio sotto in figura:
nella barra degli strumenti in basso alla finestra di composizione basterà cliccare/toccare la nuova opzione "Inserisci foto". A seguire, nella finestra "Foto Google+" che verrà visualizzata:
nella scheda "Foto" non resta che individuare l'immagine/i desiderata (per facilitare l'individuazione sono suddivise per data) selezionarla e toccare/cliccare il pulsante "Inserisci" per inserirla nell'email Gmail. All'occorrenza è possibile decidere se inserire l'immagine in modalità "In linea" o in modalità "Come allegato". Scegliendo la modalità In linea si avrà la possibilità di ridimensionare a piacimento la foto la quale verrà incorporata nel messaggio dell'email.

Volendo dalla finestra Foto Google+ si potranno condividere anche interi album fotografici, caricare manualmente le foto dal dispositivo o dal web indicando in quest'ultimo caso la URL.

Windows 8.1 senza Update 1 non riceverà più aggiornamenti per la sicurezza

Dopo 13 anni Microsoft, con ampia campagna di preavviso, ha fatto fuori Windows XP interrompendo il supporto del sistema operativo che dall'8 Aprile 2014 ha smesso di ricevere patch e aggiornamenti per la sicurezza.

Se per Windows XP ci sono voluti 13 anni, per Windows 8.1 (lanciato a Ottobre 2013) il suo ciclo di vita in sicurezza durerà soli 8 mesi. Coincide infatti con l'uscita ufficiale dell'Update 1 per Windows 8.1 la discussa notizia che Microsoft non rilascerà più patch e aggiornamenti per la sicurezza Windows Update per Windows 8.1 se entro il 13 Maggio 2014 gli utenti non hanno provveduto a installare l'Update 1 (per le aziende la scadenza è stata fissata il 12 Agosto 2014).

Questo significa che come XP anche Windows 8.1 sarà scoperto e vulnerabile ad attacchi informatici che sfruttano le falle di sicurezza non fissate dagli aggiornamenti Windows Update interrotti dal 13 Maggio. Microsoft giustifica questa decisione dicendo che Windows 8.1 Update 1 è il punto di partenza per i nuovi aggiornamenti di Windows 8.1, un aggiornamento cumulativo che contiene tutti gli aggiornamenti finora rilasciati per Windows 8.1.
Dunque gli utenti hanno tempo fino al 13 Maggio per installare l'Update 1. Oltre questa data, se non si è provveduto in tal senso, nel Windows Update come aggiornamenti verrà mostrato solo quello dell'Update 1 mentre tutti gli altri verranno omessi fino a che non si installerà quest'ultimo.
Per gli utenti privati poco male e niente di clamoroso, il tutto si risolve facilmente installando l'Update 1 che fra l'altro consiglio vivamente in quanto con le novità introdotte migliora notevolmente l'esperienza di utilizzo con tastiera e mouse.
La situazione è invece un po' preoccupante per le aziende che nonostante il maggior margine di tempo disponibile per provvedere all'installazione dell'Update 1, si troveranno a dover aggiornare decine e più di PC per evitare di esporli a rischi di sicurezza.

Infine gli utenti Windows 8 (non Windows 8.1) possono invece stare tranquilli in quanto questo sistema operativo continuerà a ricevere gli aggiornamenti e le patch per la sicurezza Windows Update fino al mese di Gennaio del 2016.

Scorciatoia tastiera per disattivare / attivare il volume del PC Windows

Su Windows per disattivare e/o attivare il volume del computer si può agire in diversi modi, ad esempio dall'apposita icona presente nell'area di notifica della barra delle applicazioni, dall'apposito tasto presente sulla maggior parte delle ultime tastiere e su quelle più datate ma multimediali.

Manca però la possibilità di poter disattivare e attivare il volume del PC Windows con una scorciatoia da tastiera, ovvero con una combinazione di tasti che fa questo lavoro una volta premuta. Cosa che può tornare utile se la propria tastiera è sprovvista del tasto "Mute" per evitare così di agire dalla barra delle applicazioni impugnando il mouse e di conseguenza staccando le mani dalla tastiera. A seguire andiamo a vedere come creare questa scorciatoia.

LEGGI ANCHE: Gestire il volume del PC con scorciatoie da tastiera e mouse: Volume2

1. Per prima cosa da questa pagina del sito NirSoft scaricare la piccola applicazione portable NirCmd che servirà per creare la scorciatoia (a seconda dell'architettura del proprio sistema operativo, scaricare la versione a 64 bit o a 32 bit di NirCmd).
2. Scaricato NirCmd estrarre dall'archivio il suo contenuto all'interno di una nuova cartella vuota creata appositamente per lo scopo.
3. Adesso sul Desktop con il tasto destro del mouse cliccare un'area vuota e nel menu fare clic su Nuovo > Collegamento. Come nell'esempio sotto in figura:
cliccare il pulsante "Sfoglia" ed indicare il file eseguibile "nircmd.exe" contenuto nella nuova cartella nella quale precedentemente si è estratto il contenuto dell'archivio NirCmd. Subito dopo il percorso riportato nel campo "Immettere il percorso per il collegamento", nello specifico dopo \nircmd.exe" dare uno spazio e digitare poi il comando mutesysvolume 2. Proseguire cliccando "Avanti", dunque assegnare un nome al collegamento ("Muto" ad esempio) e confermare il tutto cliccando Applica e OK.

4. Sul Desktop sarà ora disponibile il collegamento "Muto" appena creato, il quale una volta cliccato disattiva/attiva il volume del PC. Non resta ora che assegnare una scorciatoia da tastiera a questo collegamento così da disattivare/attivare il volume del computer con una combinazione di tasti a propria scelta. Dunque fare un clic destro sul collegamento "Muto" e nel menu cliccare "Proprietà"; come nell'esempio sotto in figura:
nella scheda "Collegamento" in corrispondenza di "Tasti di scelta rapida" con un clic abilitare il corrispondente campo di inserimento e nella tastiera premere i tasti che si desidera usare come scorciatoia per disattivare e/o attivare il colume del PC. Fatto ciò confermare cliccando Applica e OK. Finito. Da ora in avanti sarà possibile attivare e disattivare il volume del computer Windows con la combinazione di tasti appena creata.

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Windows 8.1 in Impostazioni PC adesso mostra lo spazio su disco occupato dalle app, file e cestino

Con il recente rilascio dell'aggiornamento Update 1 di Windows 8.1, fra le tante novità introdotte da Microsoft su questo sistema operativo ci sono anche piccole modifiche che nonostante ciò si rivelano comunque particolarmente comode e utili.

In questo caso specifico su Windows 8.1 direttamente da Impostazioni PC è adesso possibile vedere in modo veloce la dimensione e lo spazio su disco occupato dalle applicazioni "Modern" installate nel computer e la memoria occupata dai propri file personali, nello specifico immagini, video, musica, documenti, download e dal cestino e lo spazio libero nell'hard disk.

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Con questo accorgimento adesso ci si può fare rapidamente un'idea della dimensione di tali directory senza doverle più verificare singolarmente in tal senso, bensì agendo ora da un'unica schermata. Dunque se si vuole sapere quanto è lo spazio libero su disco e quello occupato dalle app, dal cestino e dai file personali, non si deve fare altro che accedere dalla Charm bar in Impostazioni > Modifica impostazioni PC > PC e dispositivi > Spazio su disco e consultare lo specchietto che verrà proposto da Windows 8.1 (aggiornato all'Update 1), come nell'esempio sotto in figura:
Da notare che da questa schermata è possibile svuotare il cestino cliccando l'apposito pulsante. Per quanto riguarda le applicazioni, qualora fosse necessario, sempre da qui è inoltre possibile liberare spazio su disco eliminando quelle poco o per niente utilizzate o comunque di secondaria importanza. Difatti cliccando il link "Visualizza le dimensione delle mie app", come nell'esempio sotto in figura:
verrà mostrato l'intero elenco delle applicazioni installate e per ognuna di esse è riportato lo spazio su disco occupato. Nel caso in cui si volesse disinstallare un app basterà selezionarla con un clic di mouse e a seguire cliccare il corrispondente pulsante "Disinstalla".

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Come disattivare la riproduzione automatica dei video pubblicitari su Facebook

A tanti sarà capitato di aprire una pagina o un sito internet e di punto in bianco senza aver cliccato nulla a proposito vedersi apparire e avviare in automatico la riproduzione di un video pubblicitario che copre e talvolta disturba la consultazione dei contenuti.

Un comportamento di questo tipo è stato di recente adottato da Facebook come nuova forma di pubblicità. Più nello specifico su alcune pagine del social network i video sponsorizzati compariranno sullo schermo avviandosi automaticamente senza interazione dell'utente. Da impostazioni predefinite tali video non riprodurranno la parte audio la quale infatti verrà eseguita solamente nel caso in cui si decide di guardare il filmato cliccandoci sopra ed espandendolo a schermo intero. Se invece non si vuole guardare il video pubblicitario e toglierlo di mezzo basterà scorrere la pagina verso il basso.

Nel caso in cui si volesse proprio fare a meno di questa tipologia di pubblicità, dunque disattivare l'avvio automatico dei video su Facebook, sia nella versione browser Desktop che in quella mobile occorre agire dalle impostazioni del social network. Vediamo come procedere in entrambi i casi.

Disattivare l'auto play dei video pubblicitari su Facebook (versione web Desktop)
1. Accedere nelle "Impostazioni" del proprio account Facebook e nella colonna a sinistra fare clic sulla sezione "Video", oppure seguire direttamente questo link: https://www.facebook.com/settings?tab=videos.
2. In "Impostazioni Video" espandere la casella di controllo dell'opzione "Riproduzione automatica video" e settarla su "Disattivo".

Disattivare l'auto play dei video pubblicitari su Facebook (versione app mobile)
Per quanto riguarda la versione mobile di Facebook, ovvero l'applicazione per cellulari e tablet Android, Apple iOS e altri, questa opzione al momento non può essere disattivata ma soltanto limitata alla connessione internet in WiFi, ovvero si potrà fare in modo che i video pubblicitari del social network vengano avviati in automatico solo quando si è connessi in WiFi.
1. Per fare ciò, nell'app di Facebook toccare il pulsante opzioni e nel menu toccare la voce "Impostazioni applicazione".
2. Nella successiva schermata "Impostazioni Generali" attivare l'opzione "Riproduci automaticamente video solo su Wi-Fi".