Gmail, tracciare e distruggere gli allegati email da remoto con docTrackr

Estensione Chrome per tracciare, monitorare e distruggere da remoto gli allegati email inviati e vedere su mappa dove sono stati aperti

Grazie ai programmi e servizi di posta elettronica è possibile inviare allegati (che possono essere documenti, foto, video, audio e/o altre tipologie di file) per email in ogni parte del mondo ad altri indirizzi email.

I maggiori client di posta elettronica all'occorrenza permettono di abilitare la conferma di avvenuta lettura dell'email per sapere se è stata aperta dal destinatario. Ma oltre a questa, al momento non c'è a disposizione alcuna opzione in grado di fornire informazioni riguardo le attività che il destinatario ha svolto sull'allegato dell'email e tantomeno non c'è la possibilità di poterlo gestire e controllare a distanza dopo averlo inviato.

Gli utenti che come servizio di posta elettronica usano Gmail, possono però installare su Google Chrome l'estensione docTrackr con la quale prendere il controllo da remoto degli allegati che si è inviato per email.

Più nello specifico con questo componente aggiuntivo è possibile tracciare gli allegati email (al momento solo i documenti PDF ma gli sviluppatori dicono che presto verranno supportati anche altri formati di file) e vedere su mappa geografica la località in cui sono stati visualizzati, sapere se è stato letto, stampato e/o modificato. Inoltre da remoto il mittente potrà in ogni momento disattivare l'allegato impedendo al destinatario di poterlo aprire ancora.
Infine prima di inviare l'email, docTrackr dà al mittente la possibilità di impostare una scadenza all'allegato indicando una data oltre la quale esso non sarà più reperibile in quanto andrà distrutto; fra l'altro prima dell'invio si potranno applicare restrizioni come impedire la copia e le stampa dell'allegato. Vediamo come funziona.

1. Per prima cosa è necessario installare su Chrome l'estensione docTrackr (link di download a fine articolo) e accedere al proprio account Google Gmail.

2. Creare un nuovo messaggio di posta cliccando il pulsante "Scrivi". Come si avrà modo di notare (e come farà notare il tutorial di docTrackr), nella finestra di composizione dell'email verrà aggiunto il nuovo strumento "Secure with docTrackr" (sotto in figura):
Pulsante che si dovrà cliccare per aggiungere alla mail l'allegato che si desidera gestire e tracciare da remoto..

3. Composto il messaggio di posta elettronica, cliccare il pulsante "Invia", ma prima che il messaggio venga inviato sarà necessario registrare un account gratuito a doctrackr.com (tramite apposita finestra di registrazione che verrà visualizzata subito dopo), indispensabile per poter gestire e tracciare i propri allegati inviati con Gmail.

Prima che l'email venga inviata, docTrackr mostrerà all'utente una finestra tramite la quale all'occorrenza potrà applicare restrizioni all'allegato e settare una data di scadenza (esempio sotto in figura):
Nello specifico in "Recipients of this email" si può indicare se il destinatario dell'email oltre che a vedere l'allegato (Can View) può stamparlo (Can Print) e/o modificarlo (Can Edit), attivando la casella corrispondente al permesso che si vuole consentire.
Invece, opzionalmente, in "Expire accesses to the attachments on" è possibile indicare una data di scadenza oltre la quale, come detto prima, l'allegato in questione non sarà più reperibile in quanto verrà distrutto.
Una volta concluso con la configurazione non resta che inviare l'email cliccando il pulsante "Secure & Share".

4. Ora per monitorare e gestire a distanza da remoto l'allegato email si dovrà accedere con il proprio account al sito web https://use.doctrackr.com nella sezione Gmail e come nell'esempio sotto in figura:
nell'interfaccia grafica a schede si potranno consultare le informazioni riguardo all'allegato (le info verranno generate e aggiornate automaticamente non appena l'allegato verrà aperto dal destinatario/i). Nello specifico la scheda:
  • Analytics - Mostra in un grafico le attività svolte sugli allegati;
  • Loaction - Mostra su mappa geografica le località nelle quali è stato aperto l'allegato;
  • Activity - Mostra le attività svolte sull'allegato riportando per ognuna ora e data;
  • People - Permette di modificare le restrizioni (stampa e modifica) dell'allegato;
  • Notification - Permette di abilitare notifiche sullo schermo per essere informati quando un destinatario apre e/o stampa l'allegato.
Infine, in ogni momento sarà possibile disabilitare l'allegato da remoto cliccando il pulsante "disable" nella sezione "Control your file"; così facendo il destinatario non potrà più aprire l'allegato fino a che l'impostazione in questione non verrà riattivata con "enable".

Download docTrackr

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